Удаленка прочно вошла в нашу реальность, открыв бизнесу новые возможности, но и породив уникальные правовые риски. Незнание тонкостей трудового законодательства может привести к судебным искам, крупным штрафам и репутационным потерям. Разберем ключевые риски и создадим четкий план по их минимизации.

Риск 1: Неправильное оформление трудовых отношений

Самая распространенная и дорогостоящая ошибка — попытка оформить удаленщика по гражданско-правовому договору (ГПД), когда по факту отношения носят трудовой характер.

Что делать?
1. Заключайте трудовой договор.
2. Вносите правильные формулировки. В договоре обязательно укажите, что работа выполняется дистанционно. Местом работы считается адрес, где сотрудник постоянно выполняет свои обязанности (например, его домашний адрес).
3. Подписывайте документы электронно. Используйте ЭЦП (электронно-цифровую подпись) для заключения договора, издания приказов и обмена другими кадровыми документами. Это законно и удобно.

Риск 2: Несоблюдение режима труда и отдыха

Контролировать начало и окончание рабочего дня удаленного сотрудника практически невозможно. Это приводит к переработкам, выгоранию и, как следствие, к судебным искам о неоплаченных сверхурочных.

Что делать?
1. Четко зафиксируйте режим работы в договоре. Например, «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00».
2. Внедрите систему учета рабочего времени. Это могут быть специальные программы (тайм-трекеры), отчеты о выполненной работе или фиксация активности в корпоративных чатах. Важно, чтобы система была прозрачной и понятной для обеих сторон.
3. Закрепите во внутренних документах, что рабочие вопросы не решаются в нерабочее время. Это защитит и сотрудника от выгорания, и компанию от претензий.

Риск 3: Безопасность данных и коммерческая тайна

Передача конфиденциальной информации за периметр офиса многократно увеличивает риски утечек, которые могут грозить административной и уголовной ответственностью, если, например, будут распространены данные о Ваших клиентах.

Что делать?
1. Подпишите соглашение о конфиденциальности (NDA). Включите в него все положения о неразглашении коммерческой тайны и персональных данных.
2. Обеспечьте техническую защиту: Обязательное использование VPN, антивирусного ПО, шифрованных каналов связи.
3. Разработайте и доведите до сотрудника инструкцию по обработке данных. Он должен знать, как хранить, передавать и уничтожать конфиденциальную информацию.

Риск 4: Травма или несчастный случай на «домашнем» рабочем месте

Кто оплатит больничный, если сотрудник оступился о провод от ноутбука на своей кухне? Будет ли это считаться несчастным случаем на производстве? Угроза заключается в риске спорах о признании несчастного случая производственным и выплате компенсаций.

Что делать?
1. Пропишите в договоре обязанность сотрудника соблюдать правила охраны труда дома.
2. Разработайте памятку по безопасной организации рабочего места. Попросите сотрудника ознакомиться с ней и подтвердить, что его место ей соответствует.
3. Рассмотрите возможность страхования от несчастных случаев для удаленных сотрудников.

Риск 5: Сложности с увольнением и охраной труда

Как законно уволить удаленного сотрудника и как можно провести проверку условий его труда, если он находится в другом городе? Здесь существует риск признания такого увольнения незаконным и восстановление сотрудника с оплатой вынужденного прогула.

Что делать?
1. Детально прописывайте в договоре обязанности и KPI. Невыполнение этих показателей будет объективным основанием для увольнения.
2. Общайтесь с сотрудником через официальные каналы (например, через электронную почту), чтобы у вас оставалась письменная история дисциплинарных проступков.
3. Проводите инструктажи по видеосвязи, а акт о проведении инструктажа подписывайте ЭЦП.

Правовые риски удаленной работы не являются непреодолимым барьером. Их можно и нужно минимизировать с помощью грамотной юридической и кадровой подготовки. Проактивный подход — оформление четких документов, внедрение прозрачных процедур и построение культуры доверия — не только обезопасит ваш бизнес, но и создаст прочный фундамент для продуктивной работы большой команды. ФинЭкспертиза Беларусь сможет проконсультировать и дать экспертную рекомендацию по многим областям бизнеса. Для получения подробной информации свяжитесь с нами по номеру +375 (44) 551 76 58 или оставьте заявку на сайте finexpertiza.by.